ビジネス文書で見る日本と海外文化

わかりやすさが大切!海外のビジネス文書

日本でビジネス文書というと形式やボキャブラリーが重視されていますが、海外企業のビジネス文書ではまずわかりやすさが求められ、「要件をいかに簡潔に伝えるか」ということが優先されます。
海外のビジネス文書には基本的に時候の挨拶がなく、簡単な御礼などのあとに要件が簡潔にまとめられている、という形式が一般的のようです。
欧米のビジネス文書では堅苦しいなかにもさりげないユーモアを織り交ぜることが大切であり、名刺にも肩書だけでなく趣味や家族構成、特技など見る側の頬が思わずゆるんでしまうようなメッセージを書き添えるのがポイントだとされています。
日本から海外の企業に異動する際などは、海外との文化のギャップにしばらく戸惑ってしまうかもしれません。

日本でも活かせる!英語変換法

グローバル化が進みつつあるとはいえ、日本の企業に勤めているかぎり英文でビジネス文書を書く、という機会はなかなかないかもしれません。
ただ、日本国内でビジネス文書を作成する際にも、「書く内容をいったん英文に変換してみる」というプロセスは情報をわかりやすく整理するうえでもとても意味があり、無駄な情報を省くのも格段にやりやすくなります。
英文はもともと、日本語以上に論理的な構造になっており、ビジネス文書に欠かせない「5W1H」がわかりやすく整理されるため、日本語でそのままビジネス文書をつくるよりも無駄がなく読みやすいかたちで要件を伝えることができます。
英語力がない、という方でも、自分のボキャブラリーの範囲内で英文に変換するだけで「どうしても伝えたいこと」を効率よく整理することが可能になります。


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