誰にとってもわかりやすいビジネス文書とは

まずは敬語から!ビジネス文書の基本マナー

ビジネス文書を書く難しさとして、敬語を挙げる人は少なくありません。
敬語は日本語を複雑化させている大きな要素であり、外国人はもちろんのこと日本人でさえも混乱する難関として認識されています。
敬語には「尊敬語」、「謙譲語」、「丁寧語」などのカテゴリがあり、とくに尊敬語と謙譲語の使い分けについて悩む人が多いようです。
尊敬語と謙譲語はどちらも「相手との関係性」をわかりやすく表すためのものであり、相手を高めて敬意を表すのが尊敬語、自分を低めるかたちで敬意を表すのが謙譲語、というのが基本的な使い分けとされています。
敬語はビジネス文書の作成に必須の要素であり、日本ではまだまだ「敬語を使いこなせてこそ一人前」という風潮が根強く残っていますので、できれば学生のうちから基礎的な敬語の使い方をマスターしておきましょう。

時代とともに変わるビジネス文書のマナー

ビジネス文書の作法もまた、「ウェブ以前」、「ウェブ以後」で分けられると言われています。
ウェブが普及する以前、つまりファックスや郵送によるビジネス文書のやりとりが主流であった時代には、ビジネス文書は手紙に近いかたちで扱われていました。
手紙と同じですから、冒頭に時候の挨拶などをはさむのが基本マナーとされており、結びにも手紙らしい定型句を用いるのが作法とされていました。
それがウェブ時代に突入すると、ビジネス文書においても「早く読んで内容がつかめる」ことが重視されるようになり、挨拶を簡略化して冒頭から本題に入ることがむしろ相手にとって親切であると考えられるようになっています。
クラウドソーシングをメインにしているベンチャー企業などではあらたまったビジネス文書そのものを省略している場合が多く、すべての情報をアプリ上で共有するシステムが採用されています。


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